Peminjaman Barang Perpustakaan Menggunakan SLiMS (Senayan Library Management System)

Latar Belakang

Sebelumnya saya mau cerita mengenai sering kehilangannya barang perpustakaan ketika dipinjam oleh siswa. Barang yang sering dipinjam siswa misalnya pulpen, penggaris, gunting dan lainnya. Bukan barang yang mahal sih sebenarnya, tapi ketika saya mau menggunakannya dan ternyata barang yang saya butuhkan tidak ada karena hilang akibat dari tidak dikembalikannya barang tersebut oleh siswa yang meminjam, tentu akan sangat mengganggu kerja saya. 

Dilematis memang ketika ada siswa yang membutuhkan barang yang dimaksud untuk pembelajaran. Fungsi perpustakaan salah satunya adalah fungsi edukatif, yaitu mendukung proses belajar mengajar siswa. Bagaimana mungkin saya akan bilang bahwa perpustakaan tidak meminjamkan pulpen, penggaris, atau ATK (Alat Tulis Kantor) lainnya, sedangkan mereka membutuhkannya untuk pembelajaran. Namun apabila saya pinjamkan barang tersebut kepada mereka, siswa, terkadang siswa tidak memiliki niat yang baik untuk mengembalikan barang yang mereka pinjam, walaupun tidak semua, tapi ada yang seperti itu. Lha, buku yang mereka pinjam aja bisa hilang atau lupa untuk mengembalikan.

Dari keadaan tersebut, saya berpikir bagaimana agar peminjaman barang juga dapat dilakukan menggunakan SLiMS seperti peminjaman buku. Alhamdulillah saya menemukan plugin slims yang dibuat oleh Mas Drajat Hasan. Nama pluginnya "locker loan" yang dapat diunduh di https://slims.web.id/goslims. Sebenarnya plugin tersebut ditujukan untuk peminjaman locker tempat penitipan barang, seperti tas dan jaket, ketika memasuki perpustakaan. Lalu saya gunakan untuk peminjaman barang. Ya tentu ada sedikit perubahan dari segi tampilan agar sesuai dengan kebutuhan saya. Saya tidak merubah banyak, hanya nama-nama menu dan bentuk label yang agar sesuai. 

Cara pasangnya juga sudah ada dalam hasil unduhan plugin tersebut. Untuk data peminjam akan diambilkan dari data anggota perpustakaan. Jadi tidak perlu mengisi data anggota lagi, tapi hanya perlu mengisi data barang yang isiannya juga tidak banyak, hanya 4 kolom. 

Setelah mengalami beberapa penyesuaian maka tampilannya akan seperti gambar gambar dibawah ini.

Tampilan awal peminjaman barang

Pada gambar tersebut terlihat bahwa terdapat menu Peminjaman Barang di bagian atas. Kemudian di sebelah kiri terdapa macam-macam sub menu yaitu 'Daftar Jenis Barang", "Tambah Jenis Barang", "Daftar Barang", "Daftar Barang Dipinjam", "Mulai Sirkulasi", " Pengembalian Kilat", "Sejarah Peminjaman", dan "Cetak Label dan Barkode Barang".
Sekarang kita akan lihat per sub menu agar lebih jelas.

Daftar Jenis Barang dan Tambah Jenis Barang

Daftar Jenis Barang merupakan daftar secara luas dari jenis barang tersebut, misalnya penggaris, pulpen, dll.

Tampilan Daftar Jenis Barang

Kalau buku, daftar jenis barang dapat juga disebut data bibliografi. Terlihat pada gambar terdapat kolom Nama Jenis Barang, Nomor Barang, Lokasi Barang, Jumlah Barang, dan Terakhir Diubah.
Untuk menambah Jenis Barang maka dapat meng-klik menu Tambah Jenis Barang pada kanan atas atau pada sub menu sebelah kiri. Setelah diklik maka akan muncul tampilan seperti berikut,

Jenis barang dapat diisi misalnya penggaris
Nomor Barang misalnya 1,2,3 dst.
Lokasi Barang misalnya perpustakaan ruang kerja
Pola Kode misalnya "Pola" diisi "perpus"; "Dari" diisi "1"; "Ke" diisi "2" (apabila jumlah penggaris yang dimiliki 2 buah. Setelah disimpan maka akan muncul tampilan,

Selanjutnya untuk menambahkan barang pada jenis barang yang sama maka cukup dengan meng-klik simbol pulpen pada kolom Sunting. Sebagai contoh akan menambah penggaris karena beli lagi 1 buah. Akan muncul sama seperti gambar di atas lalu klik edit pada kanan atas atau bawah. Setelah itu pada bagian pola kode isikan seperti tadi diatas. Namun untuk Dari dan Ke diisi dengan nomor berbeda misalnya 3. Karena hanya 1 buah, maka cukup isikan pada kolom dari angka 3 dan kolom Ke juga angka 3.Setelah itu perbaharui.

Daftar Barang

Daftar barang hampir sama dengan daftar eksemplar kalau pada buku. Pada menu ini akan menampilkan barang secara terperinci. Lihat gambar di bawah,

Daftar Barang Dipinjam

Daftar ini menunjukkan barang yang masih dalam status dipinjam. Tampilannya adalah sebagai berikut,

Peminjaman

Pada menu peminjaman terdapat 3 sub menu yaitu Mulai Sirkulasi, Pengembalian Kilat dan Sejarah Peminjaman. 

Untuk melayani peminjaman maka silahkan klik Mulai Sirkulasi. Proses peminjaman sama dengan proses peminjaman buku yaitu dengan memasukkan kode anggota terlebih dahulu. Setelah itu akan muncul tampilan berikut,

Nah, masukkan saja kode barcode barang yang akan dipinjam. Setelah itu proses peminjaman telah tercatat di system. Daftar pinjamannya dapat dilihat pada Daftar Barang Dipinjam seperti di atas. 

Pengembalian kilat digunakan ketika barang yang dipinjam dikembalikan. Cukup ketikan kode barang maka akan mucul tampilan seperti di bawah yang menerangkan detail barang yang sudah dikembalika.

Sejarah Peminjaman merupakan informasi semua peminjaman yang pernah dilakukan oleh system.

Cetak Label dan Barcode Barang

Bagian ini digunakan untuk mencetak label dan barcode barang. Pencetakan bisa menggunakan printer inkject pada kertas HVS kemudian di laminating untuk digantung pada barang atau ditempel pada barang. 

Pertama pilih barang yang mau di print label dan barcode nya kemudian klik Tambahkan dalam Antrian, maka akan muncul seperti gambar diatas. Setelah itu klik Print Label for Selected Data, maka akan muncul popup seperti gambar dan siap untuk di print. 

Penutup

Demikian informasi yang dapat saya bagikan mengenai peminjaman barang menggunakan SLiMS. Terima kasih saya ucapkan kepada Developer SLiMS dan Mas Drajat Hasan atas karyanya. Semoga apa yang saya tulis ini bermanfaat dan bisa menjadi referensi kedepannya.

Ditulis ketika jam kerja sambil menunggu saat-saat dimana semuanya terasa menyenangkan

pada hari rabu tanggal dua puluh lima bulan oktober tahun dua ribu tujuh belas

jam setengah delapan sampai sembilan kurang sepuluh menit

di Perpustakaan SMA Negeri 5 Magelang